Een makelaarskantoor met losse tools begint vaak organisch. Eerst een CRM. Daarna een tool voor publicatie naar portals omdat dat niet goed zat in het CRM. Vervolgens een aparte oplossing voor identificatie omdat dat verplicht werd. Dan een ondertekenoplossing. En een mailprogramma waar veel relaties zitten die niet in het CRM staan. Voor je het weet werk je met 5 of 6 systemen.
Wat losse tools kosten qua tijd
De directe kosten van extra abonnementen vallen mee. Wat veel meer tijd kost zijn de plakhandelingen tussen systemen:
- Een relatie aanmaken in CRM, dan in de mailomgeving, dan in de ondertekenoplossing
- Bij elke wijziging die op een plek wel en op een andere niet doorkomt
- Documenten uit het ene systeem downloaden en uploaden in het andere
- Zoeken naar correspondentie waarvan je niet meer weet in welk systeem het zit
Voor een kantoor met meerdere medewerkers en transacties zit hier al snel meerdere uren per week aan handelingen die niets toevoegen.
De grotere kosten zijn de fouten. Een verouderd telefoonnummer in een systeem terwijl het andere wel klopt. Een document dat is ondertekend maar nog niet in het dossier zit. Een lead die door scheidingen tussen systemen niet wordt opgevolgd. Dat zijn de echte kosten van losse tools.
Wat een geintegreerd CRM anders maakt
Een echt CRM voor makelaars heeft de meeste tools al ingebouwd, of gekoppeld op een manier dat het voelt als een. Concreet betekent dat:
- Een relatie staat op een plek. Wijzig hem daar, en hij is overal gewijzigd.
- Alle correspondentie zit in een dossier. Mail, brief, telefoon, ondertekening, alles op tijdlijn bij elkaar.
- Publicatie is een knop. Geen externe portal, geen losse koppeling.
- Compliance gebeurt automatisch. WWFT, AVG, ZKR, sanctielijsten zijn onderdeel van het systeem.
Wanneer is het de moeite waard?
Niet elke makelaar heeft per direct een CRM nodig. Voor een zelfstandige met een paar transacties per maand kan een losse opzet best werken. Een geintegreerd CRM gaat het verschil maken wanneer:
- Je meer dan een handvol transacties per maand doet
- Je met meerdere medewerkers werkt die elkaars dossiers moeten kunnen oppakken
- Je merkt dat informatie kwijtraakt of dat opvolging niet consistent gebeurt
- Je nieuwe medewerkers traint en het systeem zelf te ingewikkeld is geworden
Hoe weet je of een CRM bij je past?
De praktische manier is om een demo te zien aan de hand van jouw eigen werkwijze. Dan zie je direct waar het scheelt en waar het wat anders is dan je gewend bent. Plan een gratis demo en we kijken samen.